Stellen Sie sich vor, die Schutzkleidungsausschreibung ist fast abgeschlossen, wenn der Prozess plötzlich ins Stocken gerät. Ihre Interessenvertreter legen den Schwerpunkt auf ganz unterschiedliche Aspekte und Sie müssen sich die Frage beantworten: „Was kann ich tun, damit sie mich bei der Auswahl der neuen Schutzkleidung besser unterstützen?“ Wir geben Ihnen 6 praktische Tipps, mit denen Sie Beteiligten in den Entscheidungsprozess einbinden, um von Anfang an für mehr Akzeptanz zu sorgen.
1. Lernen Sie die Interessenvertreter kennen
Sie können neue Arbeitsschutzkleidung nicht im Alleingang auswählen, es handelt sich eher um ein Gemeinschaftsprojekt. Deswegen müssen Sie alle Schlüsselfiguren kennen, sie von Anfang an mit einbeziehen und zur Zusammenarbeit auffordern. Von der eigenen Arbeitsschutzabteilung über den Einkauf und die Managementteams bis hin zum Personal in den Werkshallen, das die Kleidung letztendlich tragen wird. Abhängig von Ihrem Standort, ist es vielleicht sogar sinnvoll, die örtliche Gewerkschaft in den Prozess einzubinden. In einer breitgefächerten funktionsübergreifenden Gruppe von Interessenvertretern werden die Ansichten aller Beteiligten berücksichtigt, sodass die Entscheidung von einer größeren Gruppe mitgetragen wird.
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2. Untersuchen Sie die Beweggründe
Auch wenn Sie alle dasselbe Ziel verfolgen, haben die Interessenvertreter möglicherweise unterschiedliche Wertvorstellungen. Sie müssen herausfinden, was die Beweggründe der einzelnen Interessenvertreter sind. Der Einkauf legt beispielsweise Wert darauf, das Budget nicht zu überschreiten und den Saldo im Auge zu behalten. Die Logistikabteilung interessiert sich eher dafür, ob die Lieferkette in der Lage sein wird, zeitnah zu liefern. Einige Interessenvertreter sprechen sich für bequeme Kleidungsstücke aus, während andere eindrucksvolle technische Daten oder extrem langlebige Optionen bevorzugen, die häufigen Wäschen standhalten. Wenn Sie den Interessenvertretern klar machen können, warum dieses Projekt wichtig für sie ist, werden sie es auch auf lange Sicht unterstützen.
3. Erklären Sie den Prozess
Es führt kein Weg daran vorbei: Die Auswahl neuer Arbeitsschutzkleidung ist eine langwierige Angelegenheit. Wenn Sie kostspielige Verzögerungen in einem späteren Stadium des Ausschreibungsverfahrens verhindern wollen, müssen die Erwartungen aller Beteiligten von Anfang an deutlich sein. Wenn Sie die einzelnen Schritte des Prozesses vorab erläutern, wissen alle Beteiligten, was auf sie zukommt.
Falls Sie sich nicht ganz sicher sind, womit Sie anfangen sollen, können eine Risikoanalyse und ein Audit für Arbeitsschutzkleidung Ihnen Aufschluss verschaffen. Auf diese Weise finden Sie heraus, was Ihr Team leisten muss und welche Aspekte in die Ausschreibung aufgenommen werden müssen. Später sollten Sie die neuen Schutzkleidungsoptionen anhand eines Tragetests auf Herz und Nieren prüfen.
4. Weisen Sie verantwortung zu
Um für mehr Akzeptanz zu sorgen, sollten Sie nicht nur die Erwartungen für das gesamte Verfahren klar umreißen, sondern auch die Zuständigkeiten der einzelnen Interessenvertreter deutlich benennen. Menschen zeigen naturgemäß weniger Interesse an einer Sache, wenn sie glauben, dass ihr Handeln keinen direkten Effekt darauf hat. Deswegen sollten Sie unterstreichen, dass die Beiträge aller Beteiligten von Bedeutung sind! Gut informierte Interessenvertreter wissen genau, wie sie das Projekt mit ihrer Beteiligung beeinflussen und welche Auswirkungen das Projekt wiederum für sie haben wird.
Bei einer großen Gruppe von beteiligten Interessenvertretern kann es eine echte Herausforderung sein, dafür zu sorgen, dass der Prozess nicht zum Stillstand kommt, während Sie gleichzeitig die Beiträge aushandeln müssen, die jeder Beteiligte einbringt. Manchmal ist es sinnvoll, einen unabhängigen Berater einzubeziehen, der bei der Entscheidungsfindung hilft und dazu beiträgt, die kosteneffizienteste Lösung zu finden, die auch für besonders gefährliche Situationen optimale Schutzklassen bietet. Es ist auf jeden Fall eine kluge Entscheidung, die Basiseigenschaften gemeinsam festzulegen und dafür zu sorgen, dass diese von allen Interessenvertretern abgesegnet werden, bevor Sie die Ausschreibung für potenzielle Partner veröffentlichen. Auf diese Weise wird das Ausschreibungsverfahren zügig verlaufen und Sie gewinnen wertvolle Zeit.
5. Vergessen Sie nicht den Wichtigsten aller Beteiligten
Genau, die Träger der Kleidung! Bei einem Ausschreibungsverfahren müssen so viele Variablen berücksichtigt werden, dass man schon mal den Hauptgrund für den Kauf der Arbeitsschutzkleidung aus dem Blick verlieren kann: den Schutz der Arbeitskräfte. Sie werden die neue Schutzkleidung letztendlich tragen und gehören somit zu den wichtigsten Interessenvertretern. Der Erfolg der Ausschreibung hängt in letzter Instanz davon ab, wie die Kleidung beim Personal ankommt. Ihre Meinung und ihre Akzeptanz sind unverzichtbar.
Bevor Sie einen Entwurf für die Ausschreibung erstellen, sollten Sie die Arbeitskräfte fragen, wie sie die aktuelle Arbeitsschutzkleidung bewerten. Während des Auswahlverfahrens empfehlen wir, mithilfe eines Tragetests in Erfahrung zu bringen, wie die neuen Kleidungsoptionen abschneiden: ist das Gewebe atmungsaktiv? Absorbiert er Schweiß? Ist er leicht genug, um ausreichend Bewegungsfreiheit zu bieten? Ist er bequem? „Tragekomfort“ wird ganz individuell erlebt. Deswegen sollten Sie sich die Zeit nehmen, um mit allen Beschäftigten zu sprechen. Wenn die zukünftigen Träger jeden Schritt des Prozesses absegnen, sorgt das nicht nur für einen erfolgreichen Ablauf der Ausschreibung, sondern langfristig auch für eine Stärkung der Sicherheitskultur.
6. Aufklärung ist die Halbe miete
Bei einigen der Interessenvertreter steht Schutzkleidung vermutlich recht weit hinten auf der Dringlichkeitsliste. Sie müssen also die anspruchsvolle Aufgabe bewältigen, sie während des Ausschreibungsverfahrens für das Projekt zu interessieren und sich ihre Unterstützung zu sichern. An dieser Stelle hilft konstante Aufklärung über den Arbeitsschutz. Nutzen Sie jede Chance, um die Interessenvertreter darauf hinzuweisen, wie wichtig die Sicherheit der Mitarbeiter ist, immer und überall! Erklären Sie ihnen, wie Arbeitsschutzkleidung zum Erfolg des Unternehmens beiträgt und warum jeder einzelne von ihnen eine wichtige Rolle für die allgemeine Sicherheitskultur im Unternehmen spielt. So schaffen Sie eine Grundlage dafür, dass die Interessenvertreter Sie im entscheidenden Augenblick, nämlich beim Auswahlverfahren für neue Arbeitsschutzkleidung, unterstützen.
Hören Sie aufmerksam zu
Letzten Endes können Sie es sich einfach nicht erlauben, die Auschreibung für Arbeitsschutzkleidung ohne Unterstützung der Interessenvertreter zu beginnen. Die Auswahl einer neuen Schutzkleidungslösung ist eine Gemeinschaftsaufgabe. Deswegen ist es unerlässlich, dass Sie alle Beteiligten, von der Geschäftsleitung bis hin zu den zukünftigen Trägern der neuen Kleidung, in das Verfahren mit einbinden. Es ist keine leichte Aufgabe, alle Parteien mit ins Boot zu bekommen. Wenn Sie jedoch alle Interessen gegeneinander abwägen, werden Sie zum Schluss in der Lage sein, gemeinsam die beste Entscheidung zu treffen.
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