Imaginez ceci : vous voyez enfin le bout du processus d’appel d’offres pour vos vêtements de protection, quand soudain, l’agenda n’avance plus. Les parties prenantes ont toutes des opinions différentes sur les critères à privilégier, et vous vous demandez : « Comment obtenir l’appui de tous pour nos nouveaux vêtements de protection ? » Voici 6 conseils pratiques pour impliquer les parties prenantes dans un processus décisionnel harmonieux et pour garantir le succès dès le départ.
1. Identifiez les parties prenantes
La sélection de nouveaux vêtements de protection n’est pas une tâche que vous pourrez accomplir seul, mais plutôt un effort de collaboration. C’est pourquoi il est essentiel d’identifier tous les acteurs clés qui devront intervenir pour vous aider, et de les inviter à collaborer dès le début. Pensez à votre propre service HSE, aux équipes achats et à la direction, aux employés sur le lieu de travail qui porteront les nouveaux vêtements. Selon l’endroit où vous vous trouvez, vous pourriez même impliquer vos représentants syndicaux. Un groupe diversifié et interfonctionnel de parties prenantes permettra de maintenir l’équilibre entre les intérêts de chacun et d’obtenir un degré d’appui plus élevé.
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2. Ciblez leur motivation
Vous avez un objectif commun, mais vos parties prenantes partagent des valeurs différentes. L’important est de cibler la motivation principale de chacune d’elles. L’équipe responsable des achats, par exemple, sera motivée par la nécessité de respecter le budget et de garder un œil sur le prix final. Le service logistique se souciera de savoir si la chaîne d’approvisionnement est capable ou non de livrer rapidement. Certaines parties prenantes voudront donner la priorité aux vêtements confortables, tandis que d’autres voudront miser sur des spécifications techniques impressionnantes ou sur les options les plus durables qui résisteront à des lavages fréquents. Si vous êtes en mesure d’aider vos parties prenantes à comprendre pourquoi ce projet est important dans leur cas, vous obtiendrez leur appui à long terme.
3. Définissez votre processus
Il n’y a pas d’autre solution : la sélection de nouveaux vêtements de protection est un long processus. Il est essentiel de définir les attentes de chacun au début de la procédure d’appel d’offres afin d’éviter des retards coûteux plus tard. En définissant toutes les étapes du processus au préalable, vous veillez à ce que tout le monde connaisse l’agenda à suivre.
Si vous ne savez pas par où commencer, il peut être utile de mener une analyse de risques et un audit des vêtements de protection, qui vous aidera à définir les attributions de votre équipe et à rédiger votre appel d’offres. Plus tard, vous effectuerez un test au porté pour mettre à l’épreuve les nouveaux vêtements de protection choisis.
4. Déterminez le rôle de chacun
Si définir les attentes du processus global contribue à renforcer l’appui général, définir le rôle direct de chaque partie prenante dans le processus est tout aussi utile. Nous avons tous tendance à montrer moins d’intérêt lorsqu’on ne sent pas que nos actions ont un effet immédiat – veillez à souligner l’importance de la contribution de chacune de vos parties prenantes. Les parties prenantes les plus impliquées sont celles qui comprennent exactement ce que leur contribution apportera au projet, et ce que le projet leur apportera en retour.
Si le nombre de parties prenantes impliquées est important, il peut être difficile de maintenir le processus en progression tout en négociant la contribution de chacun à la table. Vous pourriez envisager de faire appel à un consultant indépendant pour faciliter le processus décisionnel et vous aider à identifier la solution la plus rentable qui offre les meilleurs niveaux de protection dans les situations à haut risque. Dans tous les cas, il est toujours judicieux de choisir ensemble les spécifications principales et de s’assurer qu’elles sont approuvées par toutes les parties prenantes avant de communiquer votre appel d’offres à des partenaires potentiels. Leur implication vous fera gagner un temps précieux en évitant que la procédure d’appel d’offres ne stagne.
5. N’oubliez pas l’acteur le plus important de tous
Exactement, il s’agit du porteur ! Il est facile de se laisser entraîner dans toutes les étapes du processus d’appel d’offres et d’oublier la première raison pour laquelle vous recherchez de nouveaux vêtements de protection : protéger vos employés. Après tout, ce sont eux qui porteront les nouveaux vêtements de protection. Il est donc essentiel de les considérer comme des acteurs importants. Le succès de votre appel d’offres sera finalement déterminé par l’expérience du porteur, alors assurez-vous d’obtenir son appui en lui demandant son avis.
Avant de rédiger votre appel d’offres, demandez à vos employés leur opinion sur leurs vêtements de protection actuels. Pendant le processus de sélection, effectuez un test au porté pour valider leur ressenti sur ces nouvelles options de vêtements : le tissu est-il respirant ? Absorbe-t-il la sueur ? Est-il assez léger pour pouvoir bouger librement ? Est-il confortable ? La notion de confort est propre à chacun, alors prenez le temps d’écouter tous vos employés. Si vous obtenez l’appui des porteurs à chaque étape du processus, vous garantirez non seulement le succès de l’appel d’offres, mais aussi l’amélioration de votre culture sécurité à long terme.
6. Ne cessez jamais de vous former
Les vêtements de protection ne figurent peut-être pas en tête de liste des priorités de certaines de vos parties prenantes, ce qui vous oblige à les impliquer et à obtenir leur appui lors de votre processus d’appel d’offres. C’est là qu’intervient la prévention et l’éducation à la sécurité à long terme. Dès que l’occasion se présente, rappelez aux parties prenantes l’importance capitale de la sécurité ! Expliquez-leur pourquoi les vêtements de protection sont si essentiels à la réussite de l’entreprise et pourquoi leur rôle en particulier est indispensable pour la culture sécurité globale de l’entreprise. En les éduquant, vous garantissez leur appui et leur collaboration au moment où vous en avez le plus besoin, lors du processus de sélection de vos vêtements de protection.
Prenez le temps d’écouter
En fin de compte, vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre de lancer votre appel d’offres pour les vêtements de protection sans l’appui de vos parties prenantes. Le choix d’une nouvelle solution en matière de vêtements de protection est un effort de collaboration. Il est donc crucial que vous fassiez tout votre possible pour impliquer toutes les parties prenantes, de la direction aux employés qui porteront les nouveaux vêtements. Obtenir l’appui de toutes les personnes impliquées dans le processus peut sembler être un casse-tête, mais l’équilibre entre les différents intérêts en jeu vous aidera finalement à prendre la meilleure décision pour tous.
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