Stel je voor: het einde van je aanbestedingsproces voor beschermende kleding is eindelijk in zicht, wanneer de tijdlijn plotseling stagneert. Je stakeholders hebben allemaal een andere mening over wat belangrijk is en je vraagt je af: “Hoe kan ik ervoor zorgen dat iedereen instemt met onze nieuwe beschermende kleding?” Hieronder volgen zes praktische manieren om je stakeholders te betrekken bij een vlot besluitvormingsproces en van meet af aan meer instemming te verkrijgen.
1. Stel vast wie je stakeholders zijn
Het kiezen van nieuwe beschermende kleding is niet iets wat je alleen kunt doen – het is een gezamenlijke inspanning. Daarom is het van cruciaal belang om alle belangrijke spelers te identificeren en hen in een vroeg stadium uit te nodigen om samen te werken. Van je eigen Health & Safety-afdeling tot de inkoop- en managementteams en de werknemers op de werkvloer die de nieuwe kleding uiteindelijk zullen dragen. Afhankelijk van waar je gevestigd bent, zou je zelfs de lokale vakbond kunnen betrekken in het proces. Een diverse, multidisciplinaire groep stakeholders zorgt ervoor dat er rekening wordt gehouden met ieders belangen en dat er een grotere mate van instemming ontstaat.
Weet jij wat je moet weten om de beste beschermende werkkleding te kiezen?
Beantwoord deze zes vragen en ontdek of je er klaar voor bent om het aanbestedingsproces te starten.
2. Onderzoek hun motivatie
Jullie hebben één algemeen doel, maar je stakeholders hebben veel verschillende waarden. De sleutel is tot de kern te komen van wat elke stakeholder motiveert. De motivatie van de afdeling Inkoop is bijvoorbeeld binnen het budget blijven en het bedrag onder de streep in de gaten houden. Logistiek hecht waarde aan een snelle levering door de toeleveringsketen. Sommige stakeholders geven prioriteit aan comfortabele kleding, terwijl anderen de meest indrukwekkende technische specificaties willen of de duurzaamste opties die bestand zijn tegen veelvuldig wassen. Als je je stakeholders kunt laten inzien waarom dit project belangrijk is voor hen, krijg en behoud je hun instemming.
3. Leg je proces vast
Je kunt er niet omheen: het kiezen van nieuwe beschermende kleding is een lang proces. Het is van essentieel belang dat aan het begin van het aanbestedingsproces ieders verwachtingen worden vastgesteld om latere kostbare vertragingen te voorkomen. Door alle stappen in het proces van tevoren vast te leggen, zorg je ervoor dat iedereen weet wat er komen gaat.
Als je niet weet waar je moet beginnen, kan het nuttig zijn om een risicobeoordeling en audit voor beschermende kleding uit te voeren, die je helpen vast te stellen wat je nodig hebt van je team en wat je in je aanbesteding moet opnemen. Later voer je een draagproef uit om de nieuwe beschermende kleding te testen.
4. Stimuleer ownership
Net zoals het vaststellen van verwachtingen voor het hele proces helpt om meer instemming te creëren, helpt ook het bepalen van de directe functie van elke stakeholder met betrekking tot het proces. Mensen hebben de neiging minder belangstelling te tonen als ze niet het gevoel hebben dat hun acties een direct effect hebben, dus zorg ervoor dat je het belang van de input van elke stakeholder onderstreept! De meest betrokken stakeholders begrijpen precies hoe hun bijdrage het project zal beïnvloeden en hoe het project hen weer zal beïnvloeden.
Wanneer de groep stakeholders groot is, kan het een uitdaging zijn om het proces gaande te houden en tegelijkertijd rekening te houden met de input van elke stakeholder. Je kunt overwegen een onafhankelijke adviseur in te schakelen om het besluitvormingsproces te vergemakkelijken en jou te helpen de meest kosteneffectieve oplossing te vinden die de beste bescherming biedt in risicovolle situaties. Het is in elk geval altijd verstandig om samen de belangrijkste specificaties te kiezen en ervoor te zorgen dat deze door alle stakeholders zijn goedgekeurd voordat je je aanbesteding vrijgeeft aan potentiële partners. Zo bespaar je waardevolle tijd en voorkom je dat het aanbestedingsproces vastloopt.
5. Vergeet de belangrijkste stakeholder niet
Inderdaad: de drager! Het aanbestedingsproces met al zijn facetten kan ingewikkeld zijn, waardoor je misschien vergeet waarom je in de eerste plaats beschermende kleding kiest – om je werknemers te beschermen. Zij zijn tenslotte degenen die de nieuwe beschermende kleding zullen dragen, dus is het essentieel hen als belangrijke stakeholders te beschouwen. Het succes van je aanbesteding wordt uiteindelijk bepaald door de ervaring van de dragers, dus zorg ervoor dat zij het ermee eens zijn door hen om feedback te vragen.
Voordat je je aanbesteding opstelt, vraag je je werknemers wat zij vinden van hun huidige beschermende kleding. Voer tijdens het selectieproces een draagproef uit om hun ervaring met de nieuwe kledingopties te valideren: is het doek ademend? Neemt het transpiratie op? Is het licht genoeg om vrij te kunnen bewegen? Is het comfortabel? ‘Comfort’ betekent voor iedereen iets anders, dus neem de tijd om naar al je werknemers te luisteren. Als de drager zich bij elke stap betrokken voelt, leidt dat niet alleen tot een succesvollere aanbesteding, maar ook tot een sterkere veiligheidscultuur op de lange termijn.
6. Blijf altijd informeren
Beschermende kleding kan voor sommige van je stakeholders een lage prioriteit hebben, waardoor het voor jou een uitdaging wordt om hen bij je aanbestedingsproces te betrekken en hun instemming te verkrijgen. Het is dan ook een goed idee om hen voortdurend te informeren over veiligheid. Grijp elke kans aan om je stakeholders te allen tijde aan veiligheid te herinneren! Houd hen op de hoogte van waarom beschermende kleding zo belangrijk is voor het succes van je bedrijf en waarom hun specifieke functie essentieel is in het grotere plaatje van de veiligheidscultuur van je bedrijf. Zo ben je verzekerd van hun ondersteuning en medewerking wanneer je die het hardst nodig hebt: tijdens het selectieproces voor beschermende kleding.
Neem de tijd om te luisteren
We kunnen wel concluderen dat je het je gewoon niet kunt veroorloven om je aanbesteding voor beschermende kleding te starten zonder instemming van je stakeholders. Het kiezen van nieuwe beschermende kleding is een gezamenlijke inspanning, dus het is van cruciaal belang dat je alles in het werk stelt om alle stakeholders erbij te betrekken, van het management tot de werknemers die de nieuwe kleding zullen dragen. Het kan een hele puzzel zijn om instemming te krijgen van alle stakeholders in het proces, maar door de verschillende belangen tegen elkaar af te wegen, kom je uiteindelijk samen tot de beste beslissing.
Ben je er klaar voor om een aanbesteding voor beschermende werkkleding te starten? Neem vijf minuten de tijd om onze Pre-Tender beschermende werkkleding quiz te doen. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke informatie vergeten bent.
Weet jij wat je moet weten om de beste beschermende werkkleding te kiezen?
Beantwoord deze zes vragen en ontdek of je er klaar voor bent om het aanbestedingsproces te starten.
