Vous venez d'entendre la nouvelle : il est temps de choisir de nouveaux vêtements de protection pour votre entreprise. Mais en tant que responsable HSE constamment débordé, par où commencer ? Suivez notre guide des bonnes pratiques pour lancer un nouvel appel d'offres.
Étape 1: prenez le temps de déterminer votre nouvelle base
S'il peut être tentant de copier-coller les spécifications de vos EPI actuels dans un nouvel appel d'offres de vêtements de protection, il serait plus intelligent de repartir à zéro. La meilleure façon de modifier les spécifications de votre appel d'offres est de les lier à des besoins concrets. Une analyse des risques de votre environnement de travail est le seul moyen de cibler ces besoins.
De plus, demandez l’avis des employés qui porteront les nouveaux vêtements. Que pensent-ils des EPI qu'ils portent actuellement ? Quels sont les problèmes auxquels ils sont confrontés ? Sont-ils satisfaits de leur niveau de confort actuel ? Que faut-il améliorer dans les nouveaux vêtements ? Vous aurez besoin de ces résultats plus tard pour aligner les acteurs impliqués dans la prise de décision en matière de sélection.
Étape 2: utilisez les outils les plus intelligents
Que faire de toutes les informations que vous avez recueillies ? Respirez profondément et ne stressez pas. L'essentiel est de trouver un outil axé sur les données qui vous aidera à réduire le nombre vertigineux de facteurs influençant le choix des vêtements de protection : niveau de protection nécessaire pour chaque poste de travail, performances mécaniques et durée de vie du vêtement, résistance au lavage et durabilité, sans oublier les niveaux de confort (poids du tissu et respirabilité).
N'ayez pas peur d'obtenir de l'aide pour identifier les écarts entre votre analyse des risques et la réalité du porteur sur le lieu de travail. Par exemple, l’EPI est peut-être trop axé sur la protection contre les arcs électriques et fabriqué dans un tissu inutilement lourd (et coûteux), alors que vos employés demandent un vêtement plus léger et plus confortable qui leur permet de bouger plus librement. Un outil tel que Proclaud peut vous aider à affiner votre sélection et à maximiser le confort et la sécurité de vos employés tout en respectant le budget.
Étape 3: entourez-vous d’une équipe de rêve
Pour rédiger efficacement votre nouvel appel d'offres de vêtements de protection, il est essentiel de faire appel à toutes les ressources internes à votre disposition. Cela signifie qu'il faut créer un groupe de travail bien équilibré avec des représentants des équipes HSE, des achats et de la direction, des opérateurs (porteurs) eux-mêmes et, selon l'endroit où vous vous trouvez, peut-être même des représentants syndicaux. L'implication d'une équipe interfonctionnelle de parties prenantes vous aidera à gérer les attentes et à équilibrer tous les intérêts en jeu lors de la sélection de nouveaux vêtements de protection.
Étape 4: sollicitez l’aide de vos partenaires de la chaîne de valeur au bon moment
Prenez du recul sur la contribution de votre groupe de travail et impliquez directement vos fournisseurs, confectionneurs et blanchisseries industrielles pour faciliter la sélection. Ils vous aideront à définir une stratégie pour combler le fossé entre vos vêtements de protection actuels et les besoins non satisfaits du porteur. Ils vous aideront également à identifier la solution la plus rentable qui offre les bons niveaux de protection dans les situations à haut risque. Leur implication vous fera gagner un temps précieux en évitant que la procédure d'appel d'offres ne stagne.
Étape 5: ne restez pas focalisé sur le budget
En tant que responsable HSE, vous guidez votre entreprise dans le choix des vêtements de protection; vous devrez donc négocier pour obtenir l'adhésion de votre acheteur. Pour éviter d’éventuels compromis entre le budget et la sécurité, il faut se concentrer sur le rapport qualité-prix du nouvel EPI. Votre fournisseur peut vous apporter son expertise technique pour vous aider à calculer le coût total d’utilisation des nouveaux vêtements, ce qui vous permettra de réaliser des économies sur le long terme. Discutez de la valeur plutôt que du coût, afin de négocier un équilibre entre le budget, les exigences de sécurité et les préférences de confort de vos porteurs.
Étape 6: accordez de l’importance à votre test au porté (et aux porteurs)
Un test au porté est le dernier moment de vérité après tous vos efforts : les nouveaux vêtements de protection présentent-ils une réelle amélioration par rapport à vos EPI actuels en termes de sécurité, de durabilité, de confort, d'apparence et de ressenti ? Les nouveaux vêtements répondent-ils à toutes les spécifications de votre appel d'offres et vos employés sont-ils enthousiastes à l'idée de les porter ? Écouter les avis de vos porteurs est la seule façon d'améliorer et d'innover véritablement la culture sécurité de votre entreprise. Associé à votre analyse de risques initiale, le test au porté est l'étoile qui vous guidera dans le choix du meilleur vêtement de protection.
Conseils clés
- Prenez le temps de bien vous préparer
Si vous ne prenez pas le temps de définir les spécifications précises requises pour votre nouveau vêtement de protection, vous finirez par perdre du temps – et de l'argent. - Vérifiez vos hypothèses auprès des principaux concernés
Utiliser un outil axé sur les données comme Proclaud pour éviter que les décisions de sélection qui maximisent la sécurité et le confort de vos employés ne soient prises au hasard. - Impliquez un groupe diversifié d’acteurs internes
Ils vous aideront à déterminer exactement ce dont vous avez besoin et à éviter que le processus décisionnel ne s'enlise plus tard. - Sollicitez au plus vite l’aide de vos partenaires de la chaîne de valeur
Votre fournisseur doit se joindre aux discussions 2 ans à l'avance, ou au moins 6 à 12 mois avant le test au porté. Vos partenaires vous fourniront des conseils précieux tout au long du processus. - Concentrez-vous sur le coût total d'utilisation, pas seulement sur le prix d’achat
Le fait de devoir renouveler fréquemment un EPI moins cher (et de moindre qualité) est plus coûteux à long terme. - Ne sous-estimez pas l’avis des porteurs
Ils sont en mesure de vous fournir des informations uniques que vous pourriez autrement négliger. Vous ne regretterez jamais d'avoir pris en considération leurs besoins.
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