Je hebt net te horen gekregen dat je nieuwe beschermende werkkleding moet kiezen voor je bedrijf. Maar waar begin je dan als drukbezette veiligheidsprofessional? Met onze praktische tips kom je goed beslagen ten ijs bij een aanbesteding voor nieuwe beschermende werkkleding.
Stap 1: Neem de tijd om te bepalen waar de nieuwe kleding aan moet voldoen
Het kan verleidelijk zijn om bij een nieuwe aanbesteding gewoon weer uit te gaan van de specificaties van de huidige beschermende werkkleding, maar het is een goed idee om met een schone lei te beginnen. De beste manier om te bepalen aan welke specificaties je beschermende werkkleding moet voldoen, is door ze te koppelen aan concrete behoeften. Een risicobeoordeling van je werkomgeving is de enige manier om deze behoeften te achterhalen.
Ga ook in gesprek met de werknemers die de kleding zullen dragen. Wat vinden zij van de huidige beschermende werkkleding? Tegen welke problemen lopen ze aan? Zijn ze tevreden over het draagcomfort? Wat kan er beter in de nieuwe kleding? De antwoorden op deze vragen zijn nuttig om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen bij de uiteindelijke besluitvorming.
Stap 2: gebruik slimme tools
Je hebt een heleboel informatie verzameld, maar wat kun je daar nu mee? Blijf rustig en laat je niet gek maken. Het belangrijkste is om een datagebaseerde tool te vinden die je kan helpen alle verschillende factoren die de keuze voor beschermende werkkleding beïnvloeden op een rijtje te zetten: het benodigde beschermingsniveau voor elke werkplek, de mechanische prestaties en levensduur van de kleding, de wasbaarheid en duurzaamheid, en niet te vergeten het draagcomfort (gewicht en ademend vermogen van het doek).
Aarzel niet om hulp van anderen in te roepen om lacunes tussen je risicobeoordeling en de realiteit op de werkvloer vast te stellen. Misschien kies je voor een onnodig zware (en dure) doeksoort met een hogere bescherming tegen vlambogen dan nodig, terwijl je werknemers juist graag lichtere, comfortabelere kleding willen die meer bewegingsvrijheid biedt. Een tool zoals Proclaud® kan je helpen de keuze te optimaliseren en je werknemers maximaal comfort en veiligheid te bieden zonder het budget te overschrijden.
Stap 3: stel het perfecte team samen
Om een goede aanbesteding voor nieuwe beschermende werkkleding op te zetten, is het heel belangrijk dat je nuttig gebruik maakt van alle interne bronnen die tot je beschikking staan. Stel dus een veelzijdige werkgroep samen met vertegenwoordigers van het gezondheids- en veiligheidsteam, het inkoopteam, het management, de werknemers die de kleding zullen dragen en, afhankelijk van je locatie, misschien zelfs de lokale vakbond. Door de inzet van een multidisciplinair team van belanghebbenden kun je de verwachtingen beter beheren en alle belangen tegen elkaar afwegen bij het kiezen van nieuwe beschermende kleding.
Stap 4: betrek partners in de waardeketen op tijd bij het proces
Neem nadat je alle informatie hebt verzameld meteen contact op met je leveranciers, kledingfabrikanten en industriële wasserijen om het besluitvormingsproces te vereenvoudigen. Zij kunnen je helpen de kloof tussen je huidige beschermende kleding en de onvervulde behoeften van dragers te dichten. Daarnaast kunnen ze je helpen de voordeligste oplossing te vinden die de juiste bescherming biedt in risicovolle situaties. Zo bespaar je waardevolle tijd en voorkom je dat het aanbestedingsproces vastloopt.
Stap 5: voorkom eindeloze discussies over geld
Als veiligheidsprofessional die de leiding heeft over het kiezen van beschermende werkkleding voor het bedrijf, moet je met de inkoper onderhandelen over het budget. Richt je op de prijs-kwaliteitverhouding van de nieuwe oplossing om getouwtrek over budget en veiligheid te voorkomen. Je leverancier heeft de technische expertise om de totale eigendomskosten van de nieuwe kleding te berekenen. Zo bespaar je op de langere termijn geld. Door naar de waarde te kijken in plaats van naar de kosten vind je makkelijker een balans tussen budget, veiligheidseisen en comfortwensen van de dragers.
Stap 6: neem de draagproef (en de dragers) serieus
Een draagproef is het moment van de waarheid. Hierbij moet blijken of de nieuwe kleding die je zo zorgvuldig hebt gekozen een echte verbetering is ten opzichte van de huidige beschermende kleding op het gebied van veiligheid, duurzaamheid, comfort en look en feel. Voldoet de nieuwe kleding aan alle specificaties in de aanbesteding en dragen je werknemers de kleding met plezier? Luisteren naar de mening van de dragers is de enige manier om de veiligheidscultuur van je bedrijf echt te verbeteren. De draagproef vormt samen met de oorspronkelijke risicobeoordeling de basis voor het kiezen van de beste nieuwe beschermende kleding.
Belangrijkste punten
- Neem ruim de tijd om de aanbesteding voor te bereiden
Als je niet genoeg tijd neemt om te bepalen aan welke specificaties je nieuwe beschermende kleding moet voldoen, verspil je uiteindelijk een hoop tijd en geld. - Controleer je aannames
Gebruik een datagebaseerde tool zoals Proclaud® om gefundeerde beslissingen te nemen en je werknemers maximale veiligheid en comfort te bieden. - Raadpleeg verschillende belanghebbenden binnen je bedrijf
Zij kunnen je helpen te bepalen wat je precies nodig hebt, zodat het besluitvormingsproces op een later moment niet vastloopt. - Betrek partners in de waardeketen zo vroeg mogelijk bij het proces
Het is belangrijk om je leveranciers ruim op tijd vóór de draagproef bij het proces te betrekken. Doe dit bij voorkeur twee jaar en minimaal een half jaar tot een jaar van tevoren. De input van leveranciers is van onschatbare waarde bij het besluitvormingsproces. - Kijk naar de totale eigendomskosten, niet alleen naar de aanschafprijs
Een goedkopere oplossing (van lagere kwaliteit) moet je vaker vervangen en is op lange termijn juist duurder. - Luister naar degenen die de kleding moeten dragen
De dragers van de beschermende werkkleding kunnen je unieke inzichten verschaffen die je anders over het hoofd zou zien. Het is een goed idee om rekening te houden met de behoeften van deze groep.
Ben je er klaar voor om een aanbesteding voor beschermende werkkleding te starten? Neem vijf minuten de tijd om onze Pre-Tender beschermende werkkleding quiz te doen. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke informatie vergeten bent.
Weet jij wat je moet weten om de beste beschermende werkkleding te kiezen?
Beantwoord deze zes vragen en ontdek of je er klaar voor bent om het aanbestedingsproces te starten.
