Tous les 3 à 5 ans, la plupart des entreprises lancent un nouvel appel d'offres afin de renouveler leurs vêtements de protection. Face à la multitude d’éléments à prendre en compte – les spécifications techniques des tissus, la gestion des collaborateurs en interne, la prise de contact avec toutes les parties concernées comme les confectionneurs et les blanchisseries industrielles – la procédure d'appel d'offres peut sembler assez colossale. Dans ce blog, nous vous donnons des conseils concrets pour suivre les bonnes étapes et poser les bonnes questions afin d'améliorer votre prochain appel d'offres et d’aboutir à de nouveaux vêtements de protection à la hauteur de vos attentes.
1: les spécifications de vos vêtements de protection ont-elles changé (depuis le dernier appel d'offres)?
Commencez par une analyse des risques sur chaque poste de travail afin de déterminer les normes auxquelles votre nouveau vêtement de protection doit répondre. Demandez l'avis des employés pour connaître leurs souhaits en termes de confort, de design et de résistance au lavage et au porter. N'oubliez pas que les fournisseurs de tissus disposent souvent de départements de recherche et de développement internes, qui créent les tissus et les mélanges de tissus, pouvant vous aider à atteindre les niveaux de sécurité, de confort et de durabilité désirés. Le marché propose certainement de nouvelles solutions depuis votre dernier appel d'offres ! Si les spécifications de vos vêtements de protection ont changé, la portée de votre prochain appel d'offres doit également être modifiée.
2: entourez-vous des bons collaborateurs en interne
Le confort et le style restent des éléments subjectifs qui sont assez difficiles à évaluer. Comment savoir si toutes les parties seront satisfaites des nouveaux vêtements de protection ? La solution est très simple : sollicitez-les lors de l'appel d'offres ! La meilleure façon de faciliter cette démarche est de programmer une réunion avec tous les professionnels de la sécurité et les autres parties concernées. Par exemple, les acheteurs, les directeurs d'usine, les employés et les autres collègues qui auront un avis (et une influence) sur les nouveaux vêtements de protection.
Au cours de cette réunion, vous devriez être en mesure de récolter toutes les informations nécessaires pour dresser la liste de toutes les variables pertinentes. Afin de garantir le succès de la réunion, vous devrez poser les bonnes questions aux bonnes personnes. Prenons un exemple : si vous voulez déterminer le niveau de confort souhaité avant de sélectionner les tissus, vous devriez consulter en priorité les employés et leur demander leur perception du confort. Après tout, ce sont eux qui portent les vêtements de protection.
Pour vous aider à bien gérer tous les intervenants internes, nous avons établi une liste des parties prenantes les plus importantes et de leurs principales priorités :
- L'acheteur se soucie du rapport qualité-prix
- Les responsables de la sécurité se soucient de la sécurité
- Les employés se soucient du confort et du style
- L'équipe de direction se préoccupe du résultat général (est-ce que tout le monde est content ?)
Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, nous vous conseillons de lire cette étude de Gartner sur la manière dont l'alignement en interne pendant les processus d'achat conduit à de meilleurs résultats.
3: profitez de l'expertise qui est à votre disposition
Le monde des vêtements de protection est assez complexe. Il est très compréhensible qu'en tant que responsable HSE, vous ne puissiez pas connaître chaque détail (technique) et son impact sur la sécurité, le confort et la durabilité du vêtement. Vous serez rassuré(e) de savoir que vous pouvez – et devriez – profiter de l'expertise des différents partenaires de la chaîne de valeur.
Mais quelles questions poser et à qui ? Nous avons résumé pour vous les partenaires et leurs domaines d'expertise :
- Les fournisseurs de tissus (comme TenCate Protective Fabrics): spécialistes des tissus, de la sécurité, du confort et de la durabilité
- Les confectionneurs: spécialistes de la conception et de la chaîne d'approvisionnement
- Les blanchisseries industrielles: spécialistes de la chaîne d'approvisionnement et de la résistance au lavage
- Les distributeurs d'EPI: spécialistes de la chaîne d'approvisionnement des tissus de protection
En sollicitant l’aide de vos partenaires de la chaîne de valeur dans leur domaine d’expertise et en leur demandant des conseils professionnels, vous gagnerez du temps et obtiendrez de meilleurs résultats pour vos nouveaux vêtements de protection.
Comment les partenaires de la chaîne de valeur peuvent-ils vous aider à optimiser votre appel d'offres?
Afin d'accélérer le processus d'appel d'offres et d'obtenir de meilleurs résultats, nous vous conseillons vivement de collaborer avec tous les acteurs associés au processus d'appel d'offres: fournisseurs de tissus, confectionneurs, distributeurs d'EPI et blanchisseries industrielles. Chaque partenaire a son propre domaine d'expertise dans lequel il peut vous aider.
Si vous n'êtes pas sûr(e) de la manière dont vous pourriez profiter des connaissances des fournisseurs dans la chaîne de valeur, demandez conseil à notre expert en vêtements de protection. Convenez ici d’un rendez-vous avec l’un de nos experts et bénéficiez de conseils objectifs et personnalisés afin d'exploiter pleinement le potentiel de la chaîne de valeur. En outre, notre outil ProClaud peut vous aider à définir vos spécifications et vos souhaits pour la procédure d'appel d'offres.
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