Elke drie tot vijf jaar starten de meeste bedrijven een nieuw aanbestedingsproces om hun beschermende kleding te vervangen. Aangezien er veel aspecten zijn waarmee rekening moet worden gehouden, zoals de technische specificaties van beschermende doeken, het managen van interne stakeholders en het contact met alle relevante partijen zoals kledingfabrikanten en industriële wasserijen, kan het aanbestedingsproces nogal overweldigend zijn. In deze blog geven we je concreet advies over hoe je de juiste stappen kunt zetten en de juiste vragen kunt stellen om je aanbesteding en het eindresultaat van nieuwe, verbeterde werkkleding positief te beïnvloeden.
1: bepalen of de specificaties van je beschermende kleding zijn veranderd (sinds de laatste aanbesteding)
Begin met een risicobeoordeling voor elke werkplek om te bepalen aan welke normen je nieuwe beschermende kleding moet voldoen. Vraag feedback aan werknemers om te bepalen wat de behoeften zijn op het gebied van comfort, ontwerp en duurzaamheid met betrekking tot wassen en dragen. Houd er rekening mee dat doekleveranciers vaak een interne onderzoeks- en ontwikkelingsafdeling hebben, waar doeken en doeksoorten worden ontwikkeld om de door jou gewenste mate van veiligheid, comfort en duurzaamheid te verbeteren. Mogelijk zijn er dus nieuwe oplossingen op de markt sinds je laatste aanbesteding! Dat betekent dat je specificaties voor beschermende kleding wellicht zijn veranderd, waardoor de scope van je volgende aanbesteding ook is veranderd.
2: de juiste interne stakeholders raadplegen en managen
De manier waarop mensen comfort en ontwerp ervaren is subjectief en daarom vrij moeilijk te meten. Hoe weet je of alle partijen het eens zullen zijn over de nieuwe beschermende kleding? De oplossing is eenvoudig: vraag hen een rol te spelen in het aanbestedingsproces! De beste manier om dit te faciliteren is door een bijeenkomst te plannen met alle veiligheidsprofessionals en andere betrokken partijen. Denk aan inkopers, fabrieksmanagers, werknemers en andere collega's die een mening hebben over (en invloed hebben op) de nieuwe beschermende kleding.
Tijdens deze bijeenkomst kun je alle benodigde informatie verzamelen om alle relevante variabelen op een rijtje te zetten. Om een succesvolle bijeenkomst te garanderen, moet je de juiste personen de juiste vragen stellen. Als je bijvoorbeeld het gewenste comfortniveau wilt bepalen, moet de mening van de werknemers over comfort een leidende rol spelen bij je keuze van de doeken, omdat zij uiteindelijk degenen zijn die de beschermende kleding dragen.
Om je te helpen nagaan of je je interne stakeholders voldoende in het proces betrekt, hebben we een lijst gemaakt met de belangrijkste interne stakeholders en hun hoogste prioriteiten:
- De inkoper vindt de prijs-kwaliteitverhouding belangrijk
- Veiligheidsprofessionals vinden veiligheid belangrijk
- Werknemers vinden comfort en ontwerp belangrijk
- Het managementteam vindt het totale resultaat belangrijk: is iedereen tevreden?
Als je meer wilt weten over dit onderwerp, raden wij je aan deze Gartner-studie te lezen over hoe interne afstemming tijdens aankoopprocessen tot betere resultaten leidt.
3: gebruikmaken van de expertise die jij tot je beschikking hebt
De wereld van beschermende kleding is vrij complex. Het is heel begrijpelijk dat je als gezondheids- en veiligheidsmanager niet elk (technisch) detail kent en de impact ervan op veilige, comfortabele en duurzame werkkleding. Vergeet niet dat je de expertise van partners in de waardeketen voor beschermende kleding kunt (en moet!) benutten.
Het kan handig zijn om te weten welke vragen je aan wie kunt stellen. We kunnen de partners en hun vakgebieden als volgt indelen:
- Doekleveranciers (zoals TenCate Protective Fabrics): experts op het gebied van doeksoorten, veiligheid, comfort en duurzaamheid van de kleding
- Kledingfabrikanten: experts op het gebied van ontwerp en de toeleveringsketen
- Industriële wasserijen: experts op het gebied van de toeleveringsketen en wasechtheid
- PBM-distributeurs: experts op het gebied van de toeleveringsketen voor beschermende doeken
Wanneer je je partners in de waardeketen voor beschermende kleding uitdaagt het beste uit zichzelf te halen en je nuttig advies te geven, kun je tijd besparen en betere resultaten behalen met je nieuwe beschermende kleding.
Hoe kunnen partners in de waardeketen voor beschermende kleding je helpen om je aanbestedingsproces te optimaliseren?
Om het aanbestedingsproces te versnellen en betere resultaten te bereiken, zijn wij ervan overtuigd dat je alle spelers moet raadplegen die bij het aanbestedingsproces betrokken zijn: doekleveranciers, kledingfabrikanten, PBM-distributeurs en industriële wasserijen. Elke partner heeft zijn eigen vakgebied waarin hij je kan bijstaan.
Als je niet zeker weet hoe je de expertise van leveranciers in de waardeketen voor beschermende kleding kunt gebruiken, vraag dan onze expert op het gebied van beschermende kleding om advies. Maak hier een afspraak met een van onze adviseurs voor een objectief advies op maat om volledig gebruik te maken van het potentieel van de waardeketen voor beschermende kleding. Daarnaast kan onze PROCLAUD®-tool je helpen bij het in kaart brengen van je specificaties en wensen voor het aanbestedingsproces.
Ontdek Proclaud®, de protective clothing audit
Ervaar je het selectieproces van beschermende kleding als stresvol? Ontvang onafhankelijk advise en selecteer de meest geschikte doeksoorten die écht aan jouw eisen voldoen:
