Bij TenCate Protective Fabrics zijn we er trots op dat we deel uitmaken van een grotere waardeketen voor beschermende kleding. Als VP Global Supply Chain is het mijn taak om te zorgen dat alle activiteiten in de hele waardeketen vlot verlopen: van de materiaalinkoop tot het leveren van doeken die zo duurzaam en hoogwaardig mogelijk zijn aan onze kledingfabrikanten. Je kunt je voorstellen dat dat geen sinecure is tijdens een pandemie. In de twintig jaar dat ik werkzaam ben in Supply Chain, heb ik wel geleerd dat supply chain management nooit een eenmalig gebeuren is. Het loopt goed als er een gestructureerde basis is die gepaard gaat met continue verbetering, iets waar we dagelijks mee bezig zijn wanneer we de invloed van COVID-19 op onze activiteiten proberen te beteugelen. In deze blog wil ik de 7 lessen met jullie delen die voor mij het meest waardevol geweest zijn voor het behoud van een efficiënte en duurzame supply chain tijdens deze coronacrisis.
#1: manage verwachtingen in de hele waardeketen
Allereerst maken we bij TenCate Protective Fabrics onze klanten ervan bewust dat de doorlooptijden langer zijn. Het kost nu eenmaal tijd om doek te leveren dat voldoet aan de eisen van de eindgebruiker met betrekking tot comfort, veiligheid en duurzaamheid. De gemiddelde doorlooptijd voor een compleet nieuwe bestelling van een klant bedraagt vier tot zes maanden. Dat begint met het verzamelen van vezels (6 weken), vervolgens moeten de garens worden gesponnen (4-6 weken) en het doek worden geweven (4-6 weken). Dan volgen het verven en de afwerking, alvorens het afgewerkt doek naar de kledingfabrikant kan worden getransporteerd (4-6 weken).
Wij zijn er sterk van overtuigd dat als een kledingstuk 'Made for Life' is, de hele waardeketen daar een aandeel in heeft. Een van de manieren om de nauwe samenwerking met alle partners in de waardeketen op peil te houden, is om hen te betrekken bij de voortschrijdende prognoses. Op deze manier helpen wij hen om al ruimschoots voordat een bestelling daadwerkelijk geplaatst wordt, daarop te anticiperen, zodat ze hun volumes gemakkelijker op of af kunnen schalen wanneer dat nodig is.
#2: leg een direct verband tussen prognoses en verkoop, productie en voorraad
Om alle activiteiten bij TenCate Protective Fabrics in het vizier te houden, te integreren en op elkaar af te stemmen, hebben we een proces voor 'sales- en operationele planning' (S&OP) geïmplementeerd. Dit is een business management proces waarin geactualiseerde prognoses realtime-input geven wat betreft sales, productie, voorraden en inkoop. Op deze manier kunnen we de vraag van klanten beter afstemmen op de voorraadniveaus en de productiecapaciteit en zijn we flexibeler om snel van koers te veranderen. Die flexibiliteit is in de huidige situatie waardevoller dan ooit tevoren, want hierdoor kunnen we veel beter omgaan met de snel veranderende vraag vanuit de markt.
Alle activiteiten integreren en op elkaar afstemmen (foto genomen vóór de COVID-19-uitbraak)
#3: stel kennis algemeen beschikbaar
“Je team slagkracht geven is het allerbelangrijkste als je de bedrijfsprocessen soepel wilt laten verlopen. Maar wat gebeurt er als je meest ervaren personeel met pensioen gaat, of als goed opgeleide, jongere werknemers besluiten je bedrijf te verlaten? Dit mag niet betekenen dat er dan waardevolle kennis verloren gaat.”
Om dit fenomeen te voorkomen, focussen we sterk op training van het personeel, het hele jaar door. TenCate Protective Fabrics werkt samen met een professioneel opleidingsinstituut dat trainingsprogramma's verzorgt op basis van operator ervaring. Operators moeten periodiek examens afleggen en deze examens worden continu aangevuld met ervaringen uit de praktijk. Door kennis centraal op te slaan en over te dragen, voorkomen we dat de kennis slechts van het ene individu op het andere overgaat. De meeste operators worden ook breed opgeleid, zodat ze op verschillende plekken inzetbaar zijn en verschillende machines in ons productieproces kunnen bedienen. Dit maakt ons veel flexibeler in de planning en zo kunnen we beter omgaan met capaciteitsschommelingen en absentie van werknemers. Tot slot zorgen we ervoor dat de instructies voor elke productielijn altijd up-to-date zijn.
Zorgen dat het personeel alle benodigde informatie binnen handbereik heeft, vormt een belangrijk aspect van de bedrijfscultuur van TenCate Protective Fabrics. Door te investeren in training, het delen van kennis en door het stimuleren van persoonlijke ontwikkeling stellen we onze medewerkers in staat om hun eigen ondernemerschap te ontplooien. Dat is ook de reden dat zij zelfs tijdens deze COVID-19-crisis hebben laten zien over een ongelooflijk uithoudingsvermogen en genoeg energie te beschikken om ook onder de nieuwe omstandigheden hun werk te doen.
#4: geef operators een stem
Verbeterprogramma's worden vaak van hogerhand opgelegd door ingenieurs, teamleiders, productie- of plantmanagers, enz. Een vlot lopende supply chain behoud je echter alleen als je je collega's en je partners in staat stelt om hun eigen verantwoordelijkheid te nemen. Daarom zorgen we er bij TenCate Protective Fabrics altijd voor dat ook onze operators direct betrokken worden bij verbeterprogramma's. Door het creëren van relevante werkstromen en door operators uit te nodigen input te leveren, verzamelen en implementeren we geweldige ideeën en voelen alle werknemers zich echt gewaardeerd.
#5: investeer in overall equipment effectiveness (OEE) software
Om constant verbetering aan te brengen in de hele supply chain, maken wij voor al onze productielijnen gebruik van Overall Equipment Effectiveness (OEE). Deze software verschaft ons een goed inzicht in de voornaamste verliesposten zoals stilstanden, storingen en reinigingsprocedures, waardoor we permanent verbeteringscycli kunnen implementeren. Het is bovendien een goede manier om de effectiviteit van onze programma's voor preventief onderhoud te meten. Houd altijd in de gaten waar je kunt investeren in grote machinerie, en vervang productieapparatuur indien nodig, zodat je storingen en stilstanden tot een minimum kunt beperken.
Processen optimaliseren door middel van OEE-software (foto genomen vóór de COVID-19-uitbraak)
#6: stel prioriteiten op een dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis
Naast de OEE-software is permanente verbetering een speerpunt in onze dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse rapporten en meetings. Tijdens de dagelijkse stand-upmeeting bespreken we een aantal vaste onderwerpen, zoals veiligheid, output, doorlooptijd en kwaliteit om de teams snel de juiste richting op te sturen. We houden een soortgelijke meeting op wekelijkse basis, met overlappende teamleden. Tijdens de maandelijkse vergaderingen leggen we de focus op de algemene vooruitgang met betrekking tot onze permanente verbeterdoelstellingen. Als zich uitdagingen of kansen voordoen, wordt er een apart projectteam samengesteld om de betreffende kwestie af te handelen. Projecten kunnen variëren van het updaten van schoonmaakinstructies tot het verhelpen van kwaliteitsproblemen en het reduceren van de omsteltijden van machines. Het voordeel van dit systeem is dat besluitvorming altijd op het juiste niveau plaatsvindt, zodat de teams altijd de juiste prioriteiten kunnen stellen.
Vóór COVID-19 werden deze meetings altijd op de werkvloer gehouden. De laatste maanden zijn we overgegaan op online vergaderen, wat een aantal nieuwe uitdagingen met zich meebracht. Het is bijvoorbeeld veel praktischer om met z'n allen rond het bedieningspaneel van een machine te gaan staan terwijl je samen brainstormt over verbetering van de opstartprocedures van dat apparaat. Om die reden werken we tegenwoordig met foto's van situaties die besproken gaan worden, zodat we ook tijdens vergaderingen op afstand alle onderwerpen concreet kunnen maken. Het is niet zo efficiënt als voorheen, maar gezien de huidige situatie is het voor nu de beste optie!
#7: houd je productportfolio up-to-date
Terwijl we samen de COVID-19-crisis het hoofd bieden, werkt ons innovatieteam op volle kracht aan aanpassingen voor onze producten, zodat ze beter aansluiten op de vraag vanuit de markt. Zo kunnen we onze eindgebruikers zo snel mogelijk helpen met nieuwe oplossingen. Vooral in een dynamisch bedrijf als TenCate Protective Fabrics, waar constant nieuwe producten ontwikkeld en geïntroduceerd worden, is het van groot belang om je productportfolio actueel te houden, want alleen dan behoud je een efficiënte en vlotte supply chain. Veel bedrijven hebben er moeite mee, maar het uitfaseren van oude producten is absoluut noodzakelijk. Als je dat niet doet, zal de hele supply chain vroeg of laat dichtslibben, wat onherroepelijk zal leiden tot hogere kosten en een verlaging van het dienstverleningsniveau voor de klant.
Supply chain: de ultieme sleutel tot klantsucces
“In mijn lange loopbaan in Supply Chain Management heb ik wel geleerd dat als je je klanten echt op de eerste plaats wilt zetten, je supply chain dan niet achter kan blijven.”
Tijdens de COVID-19-pandemie een effectief functionerende supply chain inrichten die wel tegen een stootje kan? Het lijkt misschien een uitdaging, maar als je genoeg tijd en geld investeert om een solide basis te leggen voor het personeel, de processen en goede apparatuur, zal je dat zeker geen windeieren leggen. Zorg dan ook dat je constant verbeteringen blijft doorvoeren in alle schakels van je supply chain! Dat lijkt misschien een open deur, maar in mijn optiek is dat de sleutel tot echte customer intimacy en dat is weer de sleutel tot klantsucces.
Hoe kunnen we helpen?
Nog nooit was de behoefte van zorgpersoneel aan persoonlijke beschermingsmiddelen zo groot als nu. Het is cruciaal dat zij zich goed beschermd voelen tijdens hun werk. Lees hier alles over onze beschermende doekoplossingen voor COVID-19:
